Verbuchung von Lohn & Gehalt

Der Lohn und das Gehalt, in der Schweiz auch Entlöhnung und Salär, bezeichnen das Geld, das der Arbeitnehmer für eine Arbeitstätigkeit erhält. Der Lohn bezeichnet das Einkommen der Arbeiter und wird auf Basis von Stunden, Stück oder anderen Mengeneinheiten gezahlt. Das Gehalt ist ein fester Betrag pro Monat und war in der Vergangenheit das Einkommen der Angestellten. Heutzutage ist aber sowohl bei Angestellten als auch Arbeitern ein monatliches Gehalt üblich. Auch frühere Unterschiede bei den Sozialabgaben für Löhne und für Gehälter existieren nicht mehr. Daher werden heute auch Löhne und Gehälter als gleich behandelt. Trotzdem existieren aber immer noch beide Varianten, Löhne auf Basis von Stunden oder der Produktion bzw. Leistungen gemessen in Stück, kg oder ähnlichen, und meist monatlich gezahlter fester Gehälter. Unterschiede zwischen den Vergütungen an die Mitarbeiter können aber bei der Zahlung von zusätzlichen Leistungen, wie Boni, Provisionen, Prämien und anderer Zahlungen zusätzlich zu den Löhnen und Gehältern entstehen.

Steuern und Sozialabgaben

Eine Schwierigkeit bei der Verbuchung von Löhnen und Gehältern sind die verschiedenen Bestandteile, wie Steuern und Sozialabgaben, die neben der eigentlichen Auszahlung an die Arbeiter und Angestellten noch anfallen und die zu unterschiedlichen Zeitpunkten fällig werden, obwohl sie aus dem selben Geschäftsvorfall entstanden sind. So werden die Zahlungen der Sozialabgaben in Deutschland am drittletzten Bankarbeitstag fällig und müssen dann auf dem Bankkonto der zuständigen Krankenkassen eingegangen sein.

In Österreich sind die Sozialabgaben am letzten Kalendertag fällig. Dann beginnt eine Zahlungsfrist von 15 Tagen innert derer die Zahlung an die Krankenkassen zu tätigen ist.

In der Schweiz sind die Sozialversicherungsbeiträge an AHV/IV/EO/ALV (Alters- und Hinterlassenen­versicherung/ Invaliden­versicherung/ Erwerbs­ausfall­entschädigung/ Arbeits­losen­versicherung) bis zu einer Summe über alle Löhne und Gehälter eines Unternehmens von 200 000 CHF pro Quartal innert 10 Tagen nach Quartalsende und darüber monatlich bis zum 10. Tag nach Monatsende zu zahlen. Zusätzlich können pro Monat, in denen keine SV-Beiträge zu zahlen sind, Akontozahlungen, das heißt Vorauszahlungen von Teilbeträgen, fällig werden.

Buchungsmethoden

Für die Verbuchung der Löhne und Gehälter können die Brutto- und die Nettomethode angewandt werden. In Österreich und der Schweiz wird allerdings nur die Bruttomethode verwendet. Bei der Nettomethode werden die einzelnen Lohn- und Gehaltsbestandteile zu dem Zeitpunkt verbucht, zu dem die jeweilige Zahlung erfolgt. Diese Methode kann bei Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern verwendet werden, da sonst die Übersicht recht schnell verloren gehen kann und Fehler entstehen können. Bei dieser Methode wird vom Grundsatz her jede Buchung für Löhne & Gehälter, Sozialversicherung und Einkommens­steuer gegen Bank gebucht. Der grundlegende Buchungssatz lautet dann:

per Aufwandskonto
an 1800 Bank

Die Bruttomethode ist nicht aufwendiger als die Nettomethode, erleichtert aber die Abstimmung der Konten und damit Prüfung auf Fehler. Bei dieser Methode werden alle Lohn- und Gehaltsbestandteile zum Ende eines Monats erfasst und es wird über ein Zwischenkonto gebucht, das bei korrekter Verbuchung auf Null aufgeht muss. Einfach gesagt, werden alle Bestandteile bei der Zahlung der Personalaufwände gegen das Lohn- und Gehaltsver­rechnungskonto gebucht:

per Aufwandskonto
an 3790 Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto

sowie:

per 3790 Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto
an Verbindlichkeiten

und:

per Verbindlichkeiten
an 1800 Bank

Ein weiterer Unterschied zwischen den beiden Methode neben dem Buchungssatz ist, dass bei der Bruttomethode die Buchung mit Buchungsdatum zur Fälligkeit der Lohn- und Gehaltszahlung gebucht wird, während bei der Nettomethode das jeweilige Buchungsdatum der einzelnen Buchungssätze dem entsprechenden Überweisungdatum der Zahlungen entspricht. In Österreich und der Schweiz wird eine Variante der Bruttomethode verwendet, bei der kein Lohn- und Gehalts­verrechnungs­konto zum Einsatz kommt. Im Grundsatz lauten die Buchungssätze hier:

per Aufwandskonto
an Verbindlichkeiten

sowie:

per Verbindlichkeiten
an 1800 Bank