Buchungssätze für die Bildung und Auflösung von Rückstellungen
Grundsätzlich erfolgt die Bildung von Rückstellungen aus der jeweiligen Aufwandsposition heraus an die betreffende Rückstellungsposition. Allgemein lautet der Buchungssatz:
per Aufwand
an Rückstellung
Wird die Rückstellung wieder aufgelöst, wird genau umgekehrt gebucht:
per Rückstellung
an Aufwand
Ist der Rückstellungsbetrag zu hoch, wird der Restbetrag gegen außerordentlichen Ertrag gebucht. Ist er zu niedrig, wird nur die zurückstellte Summe aufgelöst und der Restbetrag kommt aus dem laufenden Aufwand.
Beispiel für Rückstellungen für ausstehende Rechnungen
Ein Lampenbauer erhält alle zwei Tage Lampenöl für die Lampen, die er baut und verkauft. Da er sich immer nur sein kleines Ölfass auffüllen lässt, wird die Menge an gelieferten Öl bei jeder Lieferung genau gemessen. Nach Monatsende erfolgt die Abrechnung. Zum Jahresabschluss ist die Abrechnung für den Dezember aber noch nicht da. Ein Lager hat der Lampenbauer nicht, der Wert des Öls ist auch von geringer Bedeutung, also verbucht er das Material aufwandsorientiert, das heißt direkt in den Materialaufwand.
Der Lampenbauer schätzt, dass er im Dezember für etwa 200 G Öl gekauft hat und bildet dafür eine Rückstellung für ausstehende Rechnungen. Die Mehrwertsteuer bleibt unberücksichtigt. Diese wird erst mit Eintreffen der Rechnung erfasst.
per 5100 Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 200 G
an 3070 sonstige Rückstellungen 200 G
Eine bestandsorientierte Verbuchung nutzen wir gezielt nicht, da bei dieser Methode keine Rückstellung gebildet wird. Stattdessen werden Wareneingänge gegen ein Wareneingangsverrechnungskonto auf der Passiva gebucht. Solche Konten heißen dann „Wareneingang ohne Rechnung“ oder „Waren, noch nicht berechnet“. Dieses Wareneingangsverrechnungskonto wird dann über einen sogenannten WE/RE-Lauf ausgeglichen, bei dem bspw. auch Differenzen in der Menge und im Preis zwischen Bestellung und Rechnung ausgeglichen werden.
Nach dem Jahresabschluss trifft die Rechnung ein. Jetzt sind drei Fälle zu unterscheiden:
Die Rechnung stimmt mit der Rückstellung überein: Die Rückstellung wird nun einfach aufgelöst. Die direkte Variante ist eine Buchung der Rechnung direkt gegen die Rückstellung.
per 3070 sonstige Rückstellungen 200 G
per 1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 38 G
an 3300 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 238 GAls Alternative kann auch nach der indirekten Variante aufgelöst werden. Diese ist zwar erst einmal etwas aufwendiger, erleichtert später aber Analysen und Auswertungen. Dabei wird die Rückstellung auf das Konto aufgelöst, von der sie gebildet wurde und die Buchung der Aufwandsposition erfolgt so, wie wenn keine Rückstellung dafür existieren würde:
per 3070 sonstige Rückstellungen 200 G
an 5100 Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 200 Gsowie:
per 5100 Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 200 G
per 1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 38 G
an 3300 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 238 G- Der Rechnungsbetrag ist größer als die Rückstellung: In diesem Fall wird die Rückstellung aufgelöst und der fehlende Betrag in den laufen Aufwand gebucht. Bei der direkten Variante erfolgt die Buchung der Rechnung in Höhe des Rückstellungsbetrages gegen die Rückstellung und der Restbetrag gegen das entsprechende Aufwandskonto. Wir nehmen an, die Rechnung beläuft sich über 210 G:
per 3070 sonstige Rückstellungen 200,00 G
per 5100 Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 10,00 G
per 1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 39,90 G
an 3300 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 249,90 GAuch in diesem Fall wird in der indirekten Variante einfach der Rückstellungsbetrag aufgelöst und er Rechnungsbetrag über das entsprechende Aufwandskonto gebucht:
per 3070 sonstige Rückstellungen 200 G
an 5100 Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 200 Gsowie:
per 5100 Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 210,00 G
per 1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 39,90 G
an 3300 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 249,90 G - Der Rechnungsbetrag ist niedriger als der Rückstellungsbetrag: In dieser Situation wird ebenfalls der Rückstellungsbetrag vollständig aufgelöst. Allerdings wird der Betrag, der den Rechnungsbetrag übersteigt gegen Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen gebucht. Dazu erst wieder die direkte Variante, die wir nun in zwei Buchungssätzen durchführen. Wir nehmen nun einen Rechnungsbetrag von 180 G an:
per 3070 sonstige Rückstellungen 180,00 G
per 1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 34,20 G
an 3300 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 214,20 GAnschließend erfolgt die Auflösung des verbleibenden Rückstellungsbetrags:
per 3070 sonstige Rückstellungen 20 G
an 4930 Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen 20 GAuch in diesem Fall kann natürlich auch nach der indirekten Variante gebucht werden. Wir lösen allerdings nur den Rechnungsbetrag auf das Aufwandskonto auf und buchen den Restbetrag gegen die Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen:
per 3070 sonstige Rückstellungen 200 G
an 5100 Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 180 G
an 4930 Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen 20 Gsowie:
per 5100 Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 180,00 G
per 1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 34,20 G
an 3300 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 214,20 G