Wie finde ich das richtige Konto?

Erst einmal muss man sagen, dass es Das richtige Konto nicht gibt. Die Geschäfts­vorfälle sollen natürlich auf die Konten gebucht werden, auf die sie sachlich richtig gehören, auch wenn dies nicht immer gelingen wird. Einen gewissen Rahmen, welche Konten es eigentlich gibt, findet man bei den Standardkontenrahmen. Diese können zur Orientierung dienen. In vielen Firmen gibt es auch Kontierungs­richt­linien. Auf diesen sind zu den einzelnen Konten verschiedene Beispiele von Sachverhalten aufgeführt, die auf die jeweiligen Konten gebucht werden sollen. Diese Kontierungs­richt­linien kann man nur auswendig lernen. Wenn man nun aber in einer Firma arbeitet, die sich an keinem Standard­kontenrahmen orientiert hat, kann man nur anfangen, die wichtigen Konten zu lernen.

Wenn eine Firma einen Standard­kontenrahmen verwendet, kann man sich natürlich an dem jeweiligen Standard­kontenrahmen orientieren. Daher ist es hilfreich, an diesen Kontenrahmen auch schon in der Ausbildung zu trainieren. Ein Hilfe ist es, wenn man mit einem Standard­kontenrahmen nach dem Abschluss­gliederungs­prinzip arbeitet. Diese Kontenrahmen orientieren sich an der Bilanz- und GuV-Struktur. Zu diesen Konten­rahmen gehören Standard­konten­rahmen SKR04 , der Östereichische Einheits­kontenrahmen und der Kontenrahmen KMU . Hier kann man sich bei der Bildung eines Buchungs­satzes überlegen, von welcher Stelle an welche Stelle in der Bilanz und Gewinn und Verlust­rechnung möchte ich buchen, um schon einmal die Richtung einzugrenzen. Wie die Konten sich in der Bilanz und der GuV verteilen, kann man bei der Erläuterung der Standard­kontenrahmen sehen. Des Weiteren nutzt gerade bei den Standard­kontenrahmen von DATEV kaum eine Firma wirklich alle Konten. Von den Konten, die tatsächlich genutzt werden, bebucht ein Buchhalter auch jeweils nur einen Teil, weil viele Buchungen automatisiert sind und weil die Buchungs­bereiche oftmals auf die Buchhalter aufgeteilt sind. Oftmals gibt es Debitorenbuchhalter für die Erlöse, Personalbuchhalter für Personal­aufwände, eine Reise­kosten­abrechnung für Buchungen im Bereich der Reisekosten, Kreditoren­buchhalter für die Material­aufwendungen und anderen Aufwendungen usw.

Bei den Konten, die dann am Ende übrig bleiben, kann man sich nur eine Liste der für sich wichtigsten Konten machen und diese auswendig lernen. Bei Übungen kann man nur empfehlen, sich eine übersichtliche Liste zusammen­zustellen, damit man beim Üben von Buchungs­sätzen nicht zu lange beim Heraussuchen der Konten verweilt, sondern sich stärker auf das Buchen und Erstellen der Buchungssätze konzentriert.

Nachfolgend betrachten wir ein Beispiel für die Nutzung von Konten aus dem Kontenrahmen SKR04. Dort finden wir 15 Konten unter dem Titel Materialaufwand im Nummernkreis 5000-5198. In vielen Firmen nutzt man davon exakt 1 Konto für Materialaufwände. In der Auflistung Konten wird erst einmal nach Vorsteuer­beträgen gegliedert. Diese können 0 %, 7 % und 19 % betragen. Da die meisten Unternehmen keine Lebensmittel, Bücher und andere Rohstoffe mit reduziertem Mehrwert­steuersatz einkaufen, fallen die Konten mit 7 % meist weg. Einige Buchhaltungs­programme nutzen auch ein Steuer­kenn­zeichen bei der Buchung, dann ist eine solche Unter­gliederung ebenfalls nicht notwendig. Sollten Rohstoffe aus dem EU-Ausland kommen, kann natürlich auch ein Konto mit „innergemeinschaftlichen Erwerb“ genutzt werden. Dies hängt aber von der Einrichtung in der jeweiligen Firma ab. Zusätzlich ist die Nutzung der Konten von der jeweiligen Buchungsmethode abhängig. Wenn man aber nun die Buchung von Materialaufwänden üben möchte, kann man grundsätzlich erst einmal das Konto 5000 Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebs­stoffe und für bezogene Waren nutzen und die übrigen ignorieren. Die Angabe 5000-99 bedeutet hier lediglich, dass DATEV den Nummernkreis 5000-5099 für die Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe freigehalten hat. Ein Unternehmen kann dann bspw. die Konten für Rohstoffe in Holz, Metall, Öl oder jede andere beliebige Gliederung unterteilen, je nachdem, wie Auswertungen über eine Unterteilung möglich sein sollen.

Die Kontenrahmen sind also eine Art Vorschlagsliste, aus der sich die Unternehmen die jeweiligen Konten, die es nutzen möchte, heraussuchen können. Für Übungen von Buchungssätzen sollte man sich daher ebenfalls eine übersichtliche Liste notwendiger Konten zusammenstellen, damit es nicht zuviel wird. Wenn man dann aber eine fertige Liste hat, kann man nur noch lernen und üben.