Kennzahlen

Mit Hilfe von Kennzahlen werden wichtige Messgrößen und komplexe Zusammenhänge veranschaulicht und in kompakter Form dargestellt. Dadurch erhalten Manager und Führungskräfte wichtige Informationen in übersichtlicher Art und Weise, die sie für Entscheidungen benötigen. Dies können wichtige, aus der Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung direkt ablesbare Messgrößen sein, wie bspw. der Umsatz oder der Gewinn vor Steuern. Es können aber auch neu berechnete Größen sein, wie die Umsatzrendite (= Gewinn ÷ Umsatz) oder die Lagerumschlagshäufigkeit (Verkaufte Menge eines bestimmten Zeitraumes ÷ durchschnittlicher Lagerbestand). Unterschieden wird hierbei zwischen:

absolute Kennzahlen: Dies sind feste Wertangaben, die für sich selbst stehen. Dazu gehören:

Einzelzahlen: Diese bestehen nur aus einem Wert, der gezählt oder gemessen wurde, z. B. Anzahl der Mitarbeit, Produktionsmenge in Tonnen.
Summen: Diese Kennzahlen wurden aus Einzelwerten als Summe berechnet, z. B. Personalaufwand als Summe der einzelnen Löhne und Gehälter, Sozialversicherungsbeiträge usw., Verkaufserlöse als Summe aller Vertragsvolumen
Differenzen: Hier werden die Differenzen zwischen Einzelwerten berechnet, z. B. Ertrag als Differenz zwischen Erlös und Aufwand, Working Capital als Differenz zwischen Umlaufvermögen und kurzfristigen Verbindlichkeiten
Mittelwerte: Dies können Durchschnittszahlen über einen Zeitraum oder eine Menge sein, z. B. durchschnittliche Wartezeit der Kunden im Service, durchschnittlicher Materialeinsatz bei Reparaturen

relative Kennzahlen: Hierbei stehen zwei oder mehrere Kennzahlen in Beziehung zueinander. Dazu gehören:

Gliederungszahlen: Bei diesen Zahlen stehen zwei gleichartige Werte in Beziehung zueinander, z. B. Verschuldungsgrad (= Fremdkapital ÷ Eigenkapital), Mitarbeiterfluktuation (= Anzahl der Mitarbeiter eines Jahres, die das Unternehmen verlassen haben ÷ durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter in diesem Jahr)
Beziehungszahlen: Dies sind Werte, bei denen ungleichartige Größen ins Verhältnis zueinander gesetzt werden, z. B. Umsatz je Kunde, Zeit pro Verladevorgang, Eigenkapitalrentabilität (= Jahresüberschuss ÷ Eigenkapital)
Indexzahlen: Kennzahlen, bei dem zwei Werte aus unterschiedlichen Zeitpunkten in Beziehung gesetzt wird, z. B. Preisindex und Inflationsrate, Stückkostenindex.

Eigenschaften von Kennzahlen

Oft kann beobachtet werden, dass Kennzahlen gebildet werden, um Kennzahlen zu haben. Kennzahlen sollten aber nur dann gebildet werden, wenn sie auch wirklich einem bestimmten Zweck dienen und zusätzliche Informationen zu den bereits vorhandenen Daten liefern. Die im Unternehmen verwendeten Kennzahlen sollten deshalb folgende Eigenschaften besitzen:

repräsentativ: Die Entwicklung der Kennzahl und die Entwicklung der gemessenen Sache hängen möglichst stark zusammen. Bsp: Bei der Herstellung von Elektrogeräten werden zur Qualitätskontrolle die Geräte nur kurz angeschalten, um zu prüfen, ob sie funktionieren. Daraus wird die Kennzahl der Ausschussquote ermittelt und dem Management berichtet, damit diese ein Bild über die Qualität in der Produktion bekommen. Diese Kennzahl ist zur Messung der Qualität dann repräsentativ, wenn bei einem Sinken der Ausschussquote auch die Zahl der Reklamationen zurückgeht, die es wegen Geräteausfällen zu einem späteren Zeitpunkt, Mängeln am Gehäuse, Störgeräuschen oder ähnlichen gibt. Wenn der Zusammenhang zwischen der Entwicklung der Kennzahl und der Entwicklung der Reklamationen wegen Qualitätsmängeln nur gering ist, ist die Kennzahl, die durch das kurze Anschalten der Geräte ermittelt wird nicht repräsentativ für die Qualität in der Produktion. Dann sollte man überlegen, über andere Messungen eine andere Kennzahl zu erheben.
zielorientiert: Die Kennzahl muss dem Ziel dienen, dass man sie als Grundlage für Entscheidungen nimmt. Immer wieder werden Kennzahlen gebildet, die lediglich zur Information dienen. Bspw. ist die Anzahl der abgeschlossenen Verträge im Vertrieb zwar nett aber uninteressant, wenn der Vertrieb über die Höhe der Verkaufserlöse gesteuert wird und die verschiedenen Vertragsvolumen der einzelnen Verträge große Unterschiede aufweisen.
zweckmäßig: Eine Kennzahl muss für die jeweilige Aufgabe auch nützlich sein. Bspw. ist die Materialaufwandsquote bei der Produktion von Robotern nicht zweckmäßig für Entscheidungen über die Produktion, wenn den weit überwiegende Teil des Aufwands durch kundenspezifische Anpassungen der Steuerungssoftware ausmacht. Dann ist die Messung der Entwicklerstunden pro Roboter sinnvoller. Denn der Einfluss durch Anpassungen, bspw. über Einkaufspreise, bei dem Materialkosten ist gegenüber den gesamten Kosten nur sehr gering.
aussagekräftig: Eine Kennzahl muss eine sinnvolle Aussage enthalten. Zum Beispiel sagt der Wert Durchschnittsalters der Belegschaft erst einmal wenig aus. Sind 39,2 Jahre viel oder wenig? Wenn der Wert nun im kommenden Monat auf 39,3 Jahre steigt, ist das gut oder schlecht? Muss das Management etwas entscheiden, wenn der Wert auf 42,8 Jahre steigt oder auf 35,7 Jahre sinkt?
reversibel: Eine Kennzahl ist dann reversibel, wenn sie auch umgekehrte Verhältnisse wieder kann. Zum Beispiel sagt der Wert des Warenzugangs im Lager wenig aus, wenn ich nicht weiß, wieviel auch wieder herausgeht. Der Lagerbestand kann bspw. sinken oder steigen, wenn der Warenzugangs im Lager steigt, weil der Lagerbestand davon abhängt, ob mehr oder weniger raus- als hineingeht.
wirtschaftlich: Ein Kennzahl muss einfach erhebbar sein. Ein Messung der Kundenzufriedenheit bspw. ist zwar sehr sinnvoll, eine regelmäßige Erhebung kann aber viel zu teuer sein. Gute und sinnvolle Kundenzufriedenheitsmessungen sind sehr aufwendig und erfordern Profis. Oft kann man sinnvolle Kennzahlen über die Kunden aber einfacher erhalten, bspw. je nach Branche über die Anzahl von Beschwerden oder Reklamationen oder über die Messung, wie viele Kunden wiederkehren und erneut etwas kaufen.