Buchungssätze der Bruttomethode für die Verbuchung von Lohn & Gehalt in Deutschland
Die Sozialversicherungsbeiträge sind in Deutschland bis zum drittletzten Bankarbeitstag zu zahlen, das heißt, sie müssen auf den Bankkonten der Krankenkassen eingegangen sein. Zuvor werden meist die Beträge dazu ermittelt, um Schätzungen zu vermeiden. Dabei wird meist gleichzeitig auch die weitere Lohn- und Gehaltsabrechung durchgeführt. Die einzelnen Beträge ergeben sich in den nachfolgenden Beispielen aus der folgenden Rechnung:
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Wir verbuchen nun die einzelnen, ermittelten Beträge und beginnen hier mit der Verbuchung der SV-Beiträge:
per 6000 Löhne und Gehälter 10 G
per 6110 gesetzliche soziale Aufwendungen 10 G
an 3790 Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto 20 G
Bei dieser Buchung werden die Beträge von zwei Konten auf das Gehaltsverrechnungskonto gebucht. Der Betrag der vom Konto „6000 Löhne und Gehälter“ gebucht wird, ist der für den Arbeitnehmeranteil. Dieser wird vom Konto für Löhne & Gehälter gebucht, weil er ein Bestandteil des Bruttolohns bzw. -gehalts ist. Der Anteil, der vom Konto „6110 gesetzliche soziale Aufwendungen“ stammt, sind der Arbeitgeberanteil. Danach folgt die Buchung auf das Konto der Verbindlichkeiten:
per 3790 Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto 20 G
an 3740 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit 20 G
Eine weitere Möglichkeit wäre die Buchung über das Konto „3759 Voraussichtliche Beitragsschuld gegenüber den Sozialversicherungsträgern“. Mit dieser Variante sind die Abstimmungen der Konten, gerade wenn die Sozialversicherungsbeiträge geschätzt werden und die Abrechnung der Löhne & Gehälter nachträglich erfolgt, einfacher. Eine nähere Erläuterung zu dieser Variante finden Sie unter „Buchungssätze bei Schätzung der SV-Beiträge“.
Im nächsten Schritt erfolgt die Ermittlung der zu zahlenden Nettolöhne und -gehälter. Auch hier wird die Zahllast zunächst an das Gehaltsverrechnungskonto gebucht:
per 6000 Löhne und Gehälter 60 G
an 3790 Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto 60 G
Danach erfolgt die Weiterbuchung der Beträge auf das entsprechende Verbindlichkeitskonto:
per 3790 Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto 60 G
an 3720 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 60 G
Anschließend wird der Betrag ermittelt, der für die Lohnsteuerzahlung anfällt. Der zugehörige Buchungssatz lautet:
per 6000 Löhne und Gehälter 30 G
an 3790 Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto 30 G
Die Verbuchung erfolgt über das Konto für Löhne & Gehälter, da die Lohnsteuer Bestandteil der Bruttolöhne und -gehälter ist und die Unternehmen die Lohnsteuer für die Arbeitnehmer abführen. Die eigentlich Zahlungsverpflichtung liegt aber beim Arbeitnehmer. Auch hier erfolgt dann die Weiterbuchung auf das zugehörige Verbindlichkeitskonto:
per 3790 Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto 30 G
an 3730 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer 30 G
Nachdem alle Gehaltsbestandteile ermittelt und verbucht worden, kann die Abstimmung und Prüfung der Konten über das Gehaltsverrechnungskonto erfolgen. Dieses muss bei richtiger Verbuchung am Ende auf Null aufgehen. In der folgenden Tabelle sind alle Buchungen auf diesem Konto dargestellt:
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In der Tabelle ist zu sehen, dass kein Saldo entsteht. Damit gehen alle Buchungen genau auf, haben die richtigen Beträge und sind vollständig. Der Vorteil dieser Tabelle wird vor allem bei vielen Mitarbeitern und Zahlungen an viele verschiedene Krankenkassen deutlich, da solche Buchungen bspw. pro Kostenstelle und pro Krankenkasse mit eigenen Buchungssätzen anfallen. Eine Buchung pro Mitarbeitern ist wegen des Datenschutzes nicht üblich. Zahlungen für Prämien, Boni, Provisionen, vermögenswirksame Leistungen und ähnliches würden ebenso über dieses Konto gebucht.
Zu den jeweiligen Zahlungsterminen erfolgt dann die Verbuchung der Zahlungen. Die Zahlung der SV-Beiträge erfolgt meist am viert- oder fünftletzten Bankarbeitstag, damit diese pünktlich bei den Krankenkassen eingehen:
per 3740 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit 20 G
an 1800 Bank 20 G
Sollte es so sein, dass die Verbuchung der Beträge für die Löhne & Gehälter erst nach der Zahlung der SV-Beiträge erfolgt, kann es durchaus passieren, dass der Saldo auf dem Konto „3740 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit“ kurzzeitig negativ wird. Dies passiert auch, gerade bei Übernahme der Buchungsdaten aus anderen Systemen, wie Personalabrechnungssystemen, wenn der Monatsletzte, also das Datum der Fälligkeit, als Buchungsdatum angegeben wird.
Zum Monatsende hin werden die Löhne und Gehälter überwiesen:
per 3720 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 60 G
an 1800 Bank 60 G
Im darauffolgenden Monat erfolgt bis zum 10. des Monats die Zahlung der Lohn- und Kirchensteuer:
per 3730 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer 30 G
an 1800 Bank 30 G