Aufwand für Bewirtung in Österreich
Bei Bewirtungsaufwendungen gelten besondere, gesetzliche Vorschriften. Hierbei soll verhindert werden, dass private Ausgaben über die Unternehmen als geschäftliche Ausgaben abgerechnet. Dazu gelten bestimmte Dokumentationspflichten auf den Belegen und es können teilweise nur 50 % als steuerlicher Aufwand angesetzt werden.
Regeln für die Belege
Bewirtungsbelege haben grundsätzlich erst einmal alle Angaben einer ordentlichen Rechnung zu enthalten. Zusätzlich sind auf den Bewirtungsbelegen aber auch die Namen aller Teilnehmer und gegebenenfalls das Unternehmen, zu dem sie gehören, zu erfassen. Des Weiteren ist der Grund zu notieren, aus dem das Essen stattgefunden hat. Hieraus muss erkennbar sein, inwieweit es sich hier um eine Werbe- oder eine Repräsentationsveranstaltung gehandelt hat. Bei Geschäftsessen mit Kunden oder Lieferanten muss zudem der konkrete, angestrebte oder erreichte Geschäftsabschluss angegeben werden (Urteil des VwGH vom 3.5.2000, 98/13/0198 
).
Bewirtungsaufwand erfassen
In Österreich wird unterschieden, ob die Bewirtung eine untergeordnete Repräsentationskomponente enthält oder nicht. In jedem Fall muss aber der Werbezweck überwiegen. Keine Repräsentationskomponente enthalten zum Beispiel Werbeverkaufveranstaltungen, Betriebsbesichtigungen, Incentive-Reisen, Produktpräsentationen, Warenverkostungen, Fortbildungsveranstaltungen und ähnliches. Diese ist bspw. untergeordnet bei Geschäftsessen mit Kunden oder Lieferanten, bei denen über Produkte, Leistungen und Verträge im Rahmen oder zur Anbahnung eines konkreten Rechtsgeschäfts gesprochen wird, Pressekonferenzen und betrieblich veranlasste Informationsveranstaltungen. Eine überwiegende oder reine Repräsentationskomponente finden wir bei Veranstaltungen, bei denen bspw. Geschäftskontakte gepflegt werden sollen oder die Bekanntheit des Unternehmens gesteigert werden soll sowie Essen nach Geschäftsabschluss.
Bewirtungen ohne Repräsentationskomponente können zu 100 %, solche mit untergeordneter Repräsentationskomponente zu 50 % und bei denen diese überwiegt gar nicht steuerlich als Aufwand abgezogen werden (§ 20 Abs. 1 Z. 3 EStG ). In der Handelsbilanz ist dagegen der volle Betrag als Aufwand zu buchen. Damit aber die Überleitung zur Steuerbilanz am Jahresende einfacher wird und zur Dokumentation werden die verschiedenen Anteile in der Regel auf verschiedene Konten gebucht. Die Umsatzsteuer ist bei Bewirtungen ohne oder mit untergeordneter Repräsentationskomponente in voller Höhe abziehbar.
Als Beipiel für einen Buchungssatz verbuchen wir ein Geschäftsessen mit einem Kunden, bei dem anschließend ein Vertrag abgeschlossen wurde. Der Vertriebsmitarbeiter hat das Essen für 120 G einschließlich 20 % Umsatzsteuer im Namen des Unternehmens beglichen:
per 7660 Aufwand für Geschäftsanbahnungen 20 % 50 G
per 7663 Nicht absetzbarer Aufwand für Geschäftsanbahnung 20 % 50 G
per 2500 Vorsteuer 20 G
an 3680 Verbindlichkeiten gegenüber Dienstnehmer 120 G
Bei der Bewirtung eigener Dienstnehmer können die Aufwendungen in voller Höhe abgezogen werden. Zu beachten sind jedoch die steuerlichen Grenzen der steuerpflichtigen Sachzuwendungen für Betriebsveranstaltungen über 365 € und für übrige Sachzuwendungen in Höhe von 186 € pro Jahr (Rz. 78 LStR ).