Das Journal

Das Journal, oder auch Grundbuch oder Tagebuch genannt, ist das Buch, in dem alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge eingetragen werden, sie werden hier zeitlich geordnet. Dieses wurde vor allem im Bankbereich auch Primanota, wörtlich übersetzt als „erster Eintrag“, genannt. Es enthält eine Auflistung aller Buchungssätze. Es ist eine Auflistung aller Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge mit Datum, Konto oder Konten für das Soll, Konto oder Konten für das Haben, die Belegnummer, der Betrag und der Buchungstext. Die Belegnummer ist die eindeutige Nummer auf einem Beleg. Dies kann die Rechnungsnummer, die Quittungsnummer oder eine andere Nummer sein, die einen Beleg eindeutig identifiziert. Sollte ein Beleg keine Nummer haben, kann man auch eine eigene, eindeutige Nummer auf den Beleg schreiben. Es ist völlig in Ordnung, wenn verschiedene Lieferanten die gleiche Nummer auf der Rechnung haben, man sollte dann aber den Lieferanten mindestens im Buchungstext, wenn nicht sogar über das Personenkonto eindeutig angegeben. Gibt es dagegen von einem Lieferanten zwei Belege mit der gleichen Nummer, hat der Lieferant etwas falsch gemacht oder es ist nicht die Belegnummer. Der Buchungstext soll den Geschäftsvorfall kurz und knapp beschreiben. Zu jedem dieser Einträge gibt es eine fortlaufende Journalnummer.

Früher war das Journal das Buch, in dem die Buchhalter alle Geschäftsvorfälle des Tages kontinuierlich erfasst haben. Dies war meist ein gebundenes Buch, damit die zeitliche Abfolge der Buchungssätze über die Seiten hinweg erhalten blieb und nachgewiesen werden konnte. Die Buchungen des Journals wurden später in das Hauptbuch übertragen. Die Eintragungen in das Journal wurden in einigen Fällen aus dem Memorial übernommen, in welchem die laufenden Geschäftsvorfälle erfasst wurden, um dann später detailliert und sauber kontiert ins Journal übernommen werden zu können. Allerdings trifft dies nur für kleinere Unternehmen zu, in denen ein Buchhalter noch sämtliche Geschäftsvorfälle im Grundbuch allein aufnehmen konnte. In größeren Unternehmen gab es Aufteilungen des Journals in weitere Bücher. Je nach Größe und Art des Unternehmens gab es noch Unterteilungen in:

• Kassenbuch
• Einkaufsbuch
• Verkaufsbuch bzw. Fakturenbuch
• Warenbuch
• Memorial
• und andere

Die Buchungssätze aus den Unterbüchern des Grundbuches wurden in das Grundbuch selbst übertragen, bevor die Buchungen in das Hauptbuch übernommen wurden. Auch in den heutigen Buchhaltungssoftware- und ERP-Systemen bucht der Buchhalter grundsätzlich im Journal. Allerdings ist es mit der heutigen Software möglich, dass mehrere Buchhalter in einem Journal gleichzeitig buchen. Die Unterteilung in die Unterbücher des Grundbuchs ist allerdings teilweise noch vorhanden. So kann beispielweise das Kassenbuch über die elektronische Kasse im Verkaufsraum oder das Warenbuch über das Warenwirtschafts­system geführt werden.

Das Journal ist ein Muss, wenn man eine ordentliche Buchführung gewährleisten möchte. In der Schweiz ist es sogar gesetzlich vorgeschrieben.