Der Geschäftsvorfall

Ein Geschäftsvorfall oder auch Geschäftsfall ist ein Ereignis in einem Unternehmen, dass die Vermögenssituation verändert. Dies kann auch ein Ereignis sein, in dem der Gesamtwert des Vermögens unverändert bleibt, aber die Art oder Form des Vermögens sich ändert, bspw. beim Tausch von Gegenständen, aber auch die Einzahlung von Bargeld auf ein Bankkonto und selbst die Überweisung von einem eigenen auf ein anderes eigenes Bankkonto. Unterschieden werden dabei:

• bestandswirksame Geschäftsvorfälle
• erfolgswirksame Geschäftsvorfälle

Der bestandswirksame Geschäftsvorfall

Bei diesem Geschäftsvorfall werden Vermögenswerte miteinander getauscht. Das kann bspw. der Kauf eines Fahrzeuges, einer Maschine, von Waren, von Rohstoffen u. ä. sein. Diese Dinge werden aktiviert, denn, vereinfacht ausgedrückt, sie haben einen erhöhten Wert und könnten wieder verkauft werden. Die Gegenposition ist bspw. eine Schuldenposition gegenüber dem Lieferanten bis zur Begleichung der Rechnung (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen) oder eine Zahlung von Geld. Aber auch die Überweisung von einem eigenen Bankkonto auf ein anderes eigenes Bankkonto zählt dazu, denn hier steht zu jedem einzelnen Bankkonto eine eigenständige Verpflichtung der Bank uns unser Guthaben auszahlen gegenüber. Gemeinsam ist, dass all diese Geschäftsvorfälle nur in der Bilanz stattfinden.

Der erfolgswirksame Geschäftsvorfall

Diese Geschäftsvorfälle findet man in einem Unternehmen am häufigsten. Dazu zählen der Kauf von Büromaterialen, von Briefmarken, die Zahlung von Mieten, Gehältern, Werbekampagnen, Steuern oder Zinsen. Aber auch der Verkauf von Waren gehört dazu, weil im Preis typischerweise ein Gewinn enthalten ist. Dies ist aber auch der Wertverlust der Anlagen und Ausstattung, der Verbrauch von Rohstoffen oder die Bildung von Rücklagen und Rückstellungen, bspw. für zukünftige Zahlungen der Betriebsrente. Im Prinzip gehört alles dazu, wo das Unternehmen Geld bekommt oder zahlen muss oder wo der Wert von Gegenständen im Laufe der Zeit oder durch ständigen Gebrauch oder Verbrauch sinkt.

Dokumentation der Geschäftsvorfälle

Alle Geschäftsvorfälle sind zu dokumentieren, damit sie beweisbar sind. Das kann durch die Aufbewahrung der Rechnungen, Verträgen, Kassenbelege, Quittungen, Bescheide von Behörden oder ähnliches sein. In einigen Fällen gibt es jedoch keine Belege, bspw. für die Bildung von Rückstellungen oder Entnahmen durch den Eigentümer. Hier können die Belege Gutachten, bspw. Pensionsgutachten für Pensionsrückstellungen, oder Kopien der Bestellungen an Lieferanten für Rückstellungen für noch nicht eingegangene Rechnungen sein. In Einzelfällen können dies auch Eigenbelege sein, also selbst erstellte Belege, mit denen der jeweilige Vorgang dokumentiert wird.