Warum Buchführung?

Vor einem Einstieg in die Buchführung eine kurze Ausführung, warum Buchführung überhaupt notwendig ist. Nur wenn klar ist, wofür man dies alles tut, ist man auch motiviert, seine Bücher auch möglichst ordentlich zu führen.

Die ursprüngliche Absicht für das Führen von Büchern, war das Interesse der Unternehmer einen Überblick über ihre Geschäfte zu erhalten. So wollte der Unternehmer wissen, welche Warenbestände er eigentlich hat, ohne jedes Mal erst im Lager zählen zu müssen. Der Unternehmer will außerdem wissen, welche Rechnungen er denn schon bezahlt hat oder welcher Kunde noch eine offene Rechnung hat. Nur durch saubere Aufzeichnungen der einzelnen Geschäftsvorfälle behält man auch den Überblick, wenn man ein größere Anzahl von Käufen und Verkäufen tätigt. Nur so kann man bspw. Mahnungen von Lieferanten verhindern oder mahnt die eigenen Kunden rechtzeitig. Gerade wenn die Menge der Käufe und Verkäufe zunimmt, kann man schnell den Überblick verlieren, man verärgert Kunden, weil man bspw. Dinge verkauft, die man gar nicht mehr auf Lager hat oder verliert Geld, weil man versäumt, fehlende Zahlungen rechtzeitig zu mahnen oder man Mahngebühren an seine Lieferanten wegen vergessener Rechnungen zahlen muss.

Eine ordentliche Buchführung vereinfacht aber auch die Verhandlung mit Geldgebern. Anfangs haben noch die Unternehmer ihre Verhandlungsposition durch die Vorlage einer Bilanz gestärkt. Heutzutage ist es die Regel, dass bspw. Banken oder Aktionäre die Bilanzen sehen wollen. Hierfür gibt es heute auch verschiedene Veröffentlichungspflichten für Unternehmen (bspw. § 325 HGB).

Durch die Verfügbarkeit von Bilanzen kam schließlich auch der Staat dahin, die zu zahlenden Steuern von den Aufzeichnungen der Unternehmer abhängig zu machen, so dass heute der Jahresüberschuss bzw. Gewinn eines Unternehmens oder auch der Umsatz die Grundlage für die Höhe zu zahlender Steuern ist.

Ein weitere Grund für eine ordentlich Buchhaltung sind aber auch sich ändernde Marktbedingungen. Während in den vergangenen Jahrhunderten Geschäfte nur mit wenigen Partnern getätigt wurden, teilweise nur lokal, teilweise mit wenigen überregionalen Händlern, ist die Markttransparenz deutlich gestiegen. Preise sind immer stärker vergleichbar geworden, anfangs noch über die Entwicklung der Messen, heute über das Internet. Selbst kleinere Unternehmen arbeiten heute international. Da befindet sich der Kundendienst in Irland, Programmierer sitzen in Rumänien, der Ukraine oder Indien, selbst die Webseiten die man bei einem großen, deutschen Anbieter hostet, können am Ende auf Servern in den USA oder Indonesien liegen. Durch den Konkurrenzdruck aus China, Indien und anderen Ländern sind die Preise heute knapper kalkuliert als in der Vergangenheit. Die Zahlen der Buchhaltung sind aus diesem Grund heute auch die Grundlage für interne Verrechnungen, Preiskalkulationen, Deckungsbeitragsrechnungen, Projektmanagement und effiziente Produktionsmethoden. Der Buchhalter bedient deshalb heute nicht nur Buchungskonten, sondern auch Kostenstellen, Innenaufträge, Projektstrukturelemente, Service-Elemente und viele andere Buchungsobjekte.

Der Buchhalter schafft also die Datengrundlage für unternehmerische Entscheidungen, bspw. zu Mahnungen, Darlehen und Preisen, und muss dafür mit einer sauberen und ordentlichen Buchführung für Vertrauen in die Zahlen sorgen.