Hauptbuch, Nebenbücher und Journal
Die Aufzeichnung der verschiedenen Buchungen wird in unterschiedlichen Büchern geführt. Der Ursprung für diese Aufteilung ergab sich in der Zeit, als tatsächlich noch in Büchern aus Papier gebucht wurde. Die Aufteilung wird aber noch heute in den verschiedenen EDV-Systemen so fortgeführt, weil sich dadurch noch heute verschiedene Vorteile ergeben.
Das Journal
Im Journal, bezeichnet auch als Grundbuch oder Tagebuch, werden alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge eingetragen. Dadurch sind dort alle Buchungssätze in zeitlicher Reihenfolge aufgelistet. Diese sind die Grundlage für die Erfassung der Buchungssätze im Hauptbuch nach Konten. Das Journal kann in großen Unternehmen auch noch weiter aufgegliedert sein. Dann werden die Eintragungen im Journal nicht direkt durchgeführt, sondern aus dem Kassenbuch, Warenbuch, Einkaufsbuch, Verkaufsbuch und anderen übernommen. Diese Bücher werden auch als Hilfsbücher bezeichnet. In den heutigen Buchhaltungs- und ERP-Systemen erfolgt die Buchung im Journal und im Hauptbuch gleichzeitig. Die Buchungen erfolgen nach wie vor im Journal, die Konten können aber direkt über das Hauptbuch ausgewertet werden.
Das Hauptbuch
Dieses Buch enthält alle Buchungen, jedoch nicht zeitlich, sondern nach Konten gegliedert. Die Geschäftsvorfälle werden hier sachlich geordnet. Die Buchung erfolgt hier nachdem diese Buchung im Journal erfasst wurde. In früheren Zeiten hat sich tatsächlich jemand hingesetzt und die Buchungssätze aus dem Journal in das Hauptbuch auf die Konten übertragen. In den heutigen Buchhaltungssoftware- und ERP-Systemen erfolgt dieser Schritt automatisch sofort mit dem Eintrag der Buchung in das Journal.
Journal und Hauptbuch sind für eine ordentliche Buchführung Pflicht. Es gibt zwar auch das sogenannte amerikanische Journal, bei dem beide Bücher in einem integriert sind, aber auch hier existieren beide Bücher, wenn auch in zusammengefasster Form. In der Schweiz sind Hauptbuch und Journal in Art. 1 GeBüV sogar gesetzlich vorgeschrieben. Neben diesen beiden Büchern kann es aber auch noch Nebenbücher geben.
Die Nebenbücher
In früheren Zeiten ergab sich die Notwendigkeit, Nebenbücher zu führen, wenn es mehr als nur eine Person gab, die Buchhaltung betrieb. Dazu wurden einzelne Konten aus dem Hauptbuch in ein Nebenbuch ausgegliedert werden. Darüber hinaus nehmen die Nebenbücher auch Informationen auf, die im Hauptbuch nicht enthalten sind, wie bspw. die Zugangswerte und Abschreibungsdauern von Anlangen. Die Details zu den Buchungen wurden in den Nebenbüchern geführt und nur die wichtigsten Informationen in das Hauptbuch übertragen. Je nach Größe des Unternehmens bzw. je nach Umfang des Geschäftsbetriebes konnten beispielsweise folgende Nebenbücher existieren:
- Lagerbuch
- Lohn- und Gehaltsbuch
- Kontokorrentbuch für die Verbindlichkeiten und Forderungen gegenüber Lieferanten und Kunden
- Anlagebuch
- und andere
Ob es ein Nebenbuch gab, hing von der Situation im Unternehmen ab. War beispielsweise die Lagerwirtschaft so umfangreich, dass es quasi oder faktisch einen Lagerbuchhalter gab, dann gab es auch ein Lagerbuch. Hatte ein Unternehmen aber nur ein sehr kleines Lager, wurde das entsprechende Konto nur im Hauptbuch geführt.
In der heutigen Buchhaltungssoftware ergibt sich die Frage, ob zu einem Bereich ein Nebenbuch existiert oder nicht, eher aus dem Funktionsumfang der Software und weniger aus der betrieblichen Notwendigkeit. Bebucht wird das Nebenbuch heute direkt mit der Buchung im Journal. Je nach Software erfolgt die Übertragung in das Hauptbuch entweder automatisch oder durch einen so genannten Übertragungslauf.
Die Hilfsbücher
Hilfsbücher erleichtern das geordnete Bearbeiten von betrieblichen Vorgängen und dienen der Dokumentation. Dies sind Bücher, die keine Buchungen erfassen, sondern statistische oder dokumentarische Informationen. Beispiele für Hilfsbücher sind:
- Kassenbuch
- Einkaufsbuch
- Rechnungsausgangsbuch (Fakturenbuch)
- Rechnungseingangsbuch
- Postausgangsbuch
- Posteingangsbuch
- und andere