Rechnungen erfassen

Das Erfassen von Rechnungen erscheint in den unterschiedlichen Unternehmen zwar in verschiedensten Ausprägungen, grundsätzlich zeigt sich aber immer wieder der gleiche Weg als optimal. Dieser Ablauf wird auch in den meisten Unternehmen so praktiziert, auch wenn dies nicht immer gleich so auch erkennbar ist. Der Ablauf beginnt dabei schon eine Weile bevor die Rechnung überhaupt erstellt wird mit dem Bestellvorgang.

Bestellung

Bevor eine Rechnung im Unternehmen eintrifft, erfolgt die Bestellung einer Leistung oder von Waren. Dazu wird von dem Mitarbeiter oder Unternehmensbereich, welcher Waren oder Leistungen benötigt, eine Bestellanforderung (abgekürzt: Banf) an den Einkauf bzw. Einkäufer übermittelt. Diese Bestellanforderung kann mündlich, per E-Mail oder einem anderen Weg übergeben werden. Idealerweise erfolgt dies aber über das ERP- bzw. Buchhaltungssystem. Mit der Bestellanforderung ist nämlich das Buchungsobjekt, also die Kostenstelle, der Kostenträger oder das Projekt, schon bekannt. Werden dann die Bestellanforderungen vom Einkauf zusammengefasst und Bestellungen ausgelöst, ist spätestens dann auch das später zu bebuchende Konto feststellbar, wie auch die Fragen, nach der Aktivierung oder der Abgrenzung.

Je nachdem, wie der Prozess aufgesetzt ist, gehen die vorhanden Information aber wieder verloren, vor allem wenn die Kommunikation bis zur Bestellung mündlich oder per Notizzettel geschieht. Ist die Bestellung systemseitig erfasst, kann die zugehörige Rechnung aber zugeordnet werden und viele Buchungsinformationen sind dann schon hinterlegt.

Lieferung

Wird die Ware geliefert oder die bestellte Leistung erbracht, wird dies im Idealfall wieder sysemseitig erfasst. Bei Lieferung von Ware kann ein Wareneingang in das Lager erfolgen. Dann wäre der Zugang im Lagerverwaltungssystem zu erfassen. Bei der Erbringung von Leistungen erfolgt bei entsprechender Softwareunterstützung eine Leistungs- bzw. Servicerückmeldung.

Rechnungseingang und -erfassung

Trifft die Rechnung im Unternehmen ein, wird oft das jeweilige Datum mittels Posteingangsstempel auf die Rechnung gestempelt. Dies ist zwar nirgends vorgeschrieben, ist aber für die spätere Nachvollziehbarkeit bspw. bei Streitigkeiten empfehlenswert, sofern nicht sicher gestellt ist, dass die Rechnungen direkt verbucht werden. Oft folgt dann ein Bestempeln mittels Kontierungsstempel bzw. Buchungsstempel. In diesem werden durch die Buchhaltung oder den bestellenden Bereich die zu bebuchende Kostenstelle, das Projekt oder der Kostenträger und das Konto eingetragen. Zusätzlich wird durch den Besteller der ordentliche Erhalt der Ware bzw. der Leistung per Unterschrift bestätigt. Alternativ kann auch eine Bestellnummer notiert werden bzw. steht diese idealerweise schon im Betreff der Rechnung. Dann kann die Bestätigung der Warenlieferung oder der Leistungserbringung auch über das Bestellsystem erfolgen und die Buchungsinformationen sind schon im System vorhanden. Der Kontierungsstempel erübrigt sich in diesem Fall.

In einigen Unternehmen wird die Rechnung dann gescannt. Anschließend erfolgt die Erfassung der Rechnung im Buchungssystem und gegebenfalls das Anhängen des Rechnungs-Scans am Buchungssatz. Oft wird die Verbuchung dann mit einem Gebucht-Stempel dokumentiert. Wichtig ist dann das notieren der Buchungsnummer auf der Rechnung, damit diese später schnell mit der Buchung im System zusammengeführt werden kann, wenn bspw. der Wirtschaftsprüfer die Buchung zur Rechnung sehen möchte. Damit kann die Rechnung eigentlich schon in den Rechnungs-Ordnern abgelegt werden, wird aber in vielen Unternehmen erst noch in einem Bezahlungs-Ordner abgelegt. Oftmals erst nach dem Bezahlen der Rechnung wird diese dann in den Rechnungs-Ordnern einsortiert. Die Rechnungs-Order werden später archiviert und müssen einige Jahre aufbewahrt werden. (  10 Jahre bzw. 7 Jahre)