Belege

Ein Beleg ist ein Nachweis für einen Geschäftsvorfall, der zu einer Buchung führt. Die Belege sind die Begründung und der Nachweis für die Bildung eines Buchungssatzes. Aus diesem ergibt sich das Soll- und das Haben-Konto, bzw. Konten, sowie der Betrag. Auch wir wollen den viel zitierten Satz „Keine Buchung ohne Beleg!“ an dieser Stelle einmal nennen.

Zur Prüfung, welches Dokument nun der Beleg ist, kann man die Frage stellen, wie würde ich den Anspruch gegenüber anderen oder auch Nicht-Anspruch anderer gegenüber einem Dritten beweisen? Belege können folgende Dokumente sein:

Rechnungen
Lieferscheine
Lohnabrechnungen
Kassenberichte
Kontoauszüge
Quittungen
Bescheide
Buchungsanweisungen
Verträge
Aktennotizen
Protokolle
Eigenbelege
u. v. m.

Das Vorhandensein eines Beleges zu einem Geschäftsvorfall bedeutet nicht, dass alle anderen zugehörigen Belege vernichtet werden können. Gerade auch der Eingang von Waren und selbst eine Bestellung lösen Buchungsvorgänge aus. Das kann in diesem Fällen eine Buchung des Wareneinganges in die Vorräte bzw. auch die Basis für eine Rückstellung für ausstehende Rechnungen sein.

Kontierung von Belegen

Bei der Kontierung von Belegen werden die fehlenden Informationen für einen Buchungssatz dem Beleg zugefügt. In der Regel ist dies ein Konto und die Konstenstelle oder das Projekt. Bei einer Eingangsrechnung ist ein Konto meist schon klar. Der Lieferant sollte auf der Rechnung erkennbar sein und das zugehörige Lieferantenkonto wird bei der Buchung zugefügt. Dies ist in der Regel das Haben-Konto. Da zugehörige Soll-Konto im Aufwand wird oft auf die Rechnung geschrieben. Zusätzlich wird oft eine Kostenstelle und/oder ein Projekt, Auftrag oder ähnliches zugefügt. Teilweise wird die Kontierung auch noch vom Kontierer bzw. dem jeweiligen Kostenstellen- oder Projektleiter unterschrieben.

Hat man sich bei der Kontierung einmal vertan, sollte man den Fehler sauber durchstreichen und die Korrektur daneben schreiben. Idealerweise unterschreibt derjenige, der die Korrektur durchgeführt hat, auch noch die Korrektur. Die Verwendung von Tipp-Ex sollte vermieden werden, denn es dürfen keine Eintragungen unleserlich gemacht werden (§ 239 Abs. 3 HGB ; § 190 Abs. 4 UGB ; Art. 957a OR ).

Eine andere Form der Kontierung ist das Notieren der Bestellnummer. Existiert in einem Unternehmen ein elektronisches Bestellsystem, wird in der Bestellung schon das Konto, die Kostenstelle bzw. das Projekt hinterlegt. Die Bestellnummer kann auch auf der Rechnung im Betreff angegeben sein. Einige Unternehmen akzeptieren Rechnungen auch nur, wenn der Lieferant die Bestellnummer oder Vorgangsnummer im Betreff mit angibt. Dann muss die Rechnung gar nicht mehr von Hand kontiert werden.