Ist jede Rechnung eine Beleg?
Diese Frage kann man ganz klar mit Nein beantworten. Eine Rechnung ist erst einmal nur eine Aufforderung zur Zahlung. Sie wird erst dann zum Beleg, wenn sie mit dem Kaufvertrag übereinstimmt. Sie dient dann auch als Nachweis für die Umsatzsteuerschuld und ist in den meisten Fällen das Dokument, auf dem alle buchhalterisch und steuerlich relevanten Daten zu einem Kauf zusammengefasst enthalten sind. Stimmen jedoch Kaufvertrag, Lieferung oder Leistung und Rechnung nicht überein, gilt immer erst einmal der Kaufvertrag und die ausgestellte Rechnung ist weiterhin nur eine Zahlungsaufforderung ohne weitere buchhalterische und steuerliche Bedeutung. Der Rechnungsempfänger kann selbstverständlich einer Rechnung auch widersprechen, so dass die Rechnung ihre Wirkung nicht entfalten kann. Dies ist allerdings klar zu dokumentieren, da für einen Dritten, bspw. Wirtschafts- oder Betriebsprüfer, bei einer Rechnung erst einmal die Funktion als Beleg angenommen wird. Beispielhaft für solche Fälle kann ein falscher, berechneter Preis oder eine falsche Menge genannt werden. Auch wenn eine Rechnung fehlerhaft ausgestellt oder die Umsatzsteuer falsch ausgewiesen ist, ist eine Rechnung zu reklamieren und entfaltet dadurch keine Belegfunktion.
Rechnungen mit betrügerischer Absicht
Eine besonderer Fall sind Rechnungen, die ohne Kaufvertrag zugesandt werden. Typisch ist die Situation, bei der eine Änderung im Handel- bzw. Firmenregister vorgenommen wurde, weil bspw. der Geschäftsführer gewechselt hat. Da hier ein Kaufvertrag fehlt, können diese Rechnungen oder ähnliche Zahlungsaufforderungen getrost entsorgt werden. Leider funktioniert diese Masche jedoch recht häufig, da genügend Buchhalter, bzw. andere jeweils Verantwortliche, ihrer Sorgfaltspflicht nicht nachkommen und diese Rechnungen nicht gegen den Kaufvertrag und die erbrachte Leistung prüfen. In diesem Fall wird der geforderte Betrag bezahlt und es gibt dann keine Möglichkeit mehr, das Geld zurückzubekommen.
Bei diesen Betrugsfällen gibt es sowohl unerlaubte als auch erlaubte Varianten, also echte und unechte Betrugsfälle. Zu den echten Betrugsfällen gehört bspw. der Fall der Landesjustizkasse Bamberg. Hier wurde ein Dokument einer Behörde nachgemacht, ein Dienstsiegel gefälscht und so der Eindruck einer echten Kostennote erzeugt. Warum die angegebene Telefonnummer vom Finanzministerium des Landes Brandenburg stammt ist unklar, jedoch ein Hinweis auf die Fälschung. In diesem Fall ist eine Strafanzeige die richtige Reaktion.
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Eine andere Variante des Betrugs sind die unechten Betrugsfälle. So versendet jemand unter der Firmenbezeichnung „BDL – Bundesregister der Länder“ Offerten, die Ähnlichkeit mit einer Rechnung haben. Die Bezeichnung „Rechnung“ taucht jedoch nirgendwo auf. Trügerisch ist hier das Berliner Wappen, was dem Schreiben einen behördlichen Charakter verleihen soll. Jedoch sollte spätestens beider österreichischen Bankverbindung auffallen, dass dieses Dokument von keiner Berliner Behörde stammen sollte. Hier steht im kleingedruckten Text, dass es sich hier nur um ein Angebot handelt, für 670 € in eine Datenbank aufgenommen zu werden. Diese ist zwar nutzlos, da kaum bekannt, jedoch handelt es sich hier um ein legales Rechtsgeschäft. Wird nun der Betrag überwiesen, kommt ein Kaufvertrag über eine Leistung zustande, so dass mit der Überweisung aus dem Schreiben ein Beleg wird. Eine weitere Rechnung wäre damit nicht mehr nötig, da alle Bestandteile einer Rechnung vorhanden sind.
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Unter der Firmenbezeichnung „Handels- und Gewerberegister“ werden weitere Schreiben dieser unechten Betrugsfälle versandt. Hier soll ein halber Bundesadler und eine schwarz-rot-goldene Linie, wie sie bei den Logos der Ministerien üblich ist, ein behördliches Schreiben suggerieren. Auch hier wird eine kurze Zahlungsfrist angegeben, so dass dem Eindruck einer Rechnung nachgeholfen wird und eine gewisse Dringlichkeit der Zahlung vorhanden zu sein scheint. In diesem Fall ist es eine bulgarische Bankverbindung, die hier angegeben wurde und stutzig machen sollte. Die angegebene Seite www.handels-register.org ist leider nicht erreichbar. Auch hier haben wir es mit einem wertlosen, aber legalen Angebot zu tun.
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Die hier gezeigten Beispiele sind nur ein kleiner Ausschnitt, der vielen Varianten, die von dieser Art Schreiben verschickt werden. Und, selbst wenn bei den letzten beiden Dokumenten der Begriff „Rechnung“ enthalten sein sollte, handelt es sich bei keinem dieser Schreiben um einen Beleg. In allen diesen Fällen fehlt das zugrundeliegende Rechtsgeschäft.