Das Notieren der Buchungs- bzw. Belegnummer

In den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) ist festgelegt, dass Belege in angemessener Zeit zu den Buchungen zuordenbar sein müssen. Dies ergibt sich indirekt aus § 238 HGB ; § 190 UGB  bzw. Art. 957a OR . Wie aber eine Zuordnung von Buchung und Beleg erfolgt, ist nirgendwo vorgeschrieben. Ob man nun die Belegnummer in das Buchungssytem übernimmt, ob man die Buchungsnummer auf den Beleg schreibt, ob man nun ein separates Archivierung- und Numerierungssystem betreibt oder ob man die Belege einscannt und an die Buchung elektronisch anfügt oder ob man mehrere Varianten gleichzeitig durchführt, ist völlig egal, solange man am Ende zusammengehörige Belege und Buchungen schnell wiederfindet. Auch die Art der Numerierung ist egal. Man kann Ziffern, Buchstaben, im Zweifel auch kleine Bildchen verwenden. Man muss nur eine Eindeutigkeit sicherstellen. Wenn das System aber dann einmal festgelegt ist, sollte es auch lange Bestand haben, damit auch viele Jahre zurück, mindestens über einen Zeitraum der Aufbewahrungsfristen, noch von jedem Buchhalter, den Buchprüfern, Wirtschaftsprüfern oder auch Controllern immer noch eine schnelle Zuordnung zwischen Buchungen und Belegen möglich ist. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, dass alle festgelegten Regeln auch diszipliniert einhalten.

Wichtig ist bei der Verwendung von Nummern und Buchstaben die Sicherstellung von eindeutigen Numerierungen. Numerierungen sind eindeutig, wenn sie bspw. fortlaufend sind. Ob man nun aber in Einer-, Zweier-, Zehner- oder sonstigen Schritten zählt, ist egal. Hat man dazu aber eine Regelung getroffen, sollte die Numerierung lückenlos sein, weil sonst der Verdacht entsteht, dass ein Beleg verschwunden sein könnte. Man kann aber auch über Datum und Uhrzeit oder ganz andere Systeme eine Eindeutigkeit erreichen. Man kann ein System für alle Belege verwenden, man kann aber auch bspw. für Kasse, Wareneingang und übrige Buchungen jeweils eigene Nummernkreise verwenden, man kann die Nummern mit Buchstaben, Ziffern oder anders unterscheiden, man kann aber auch ein völlig anderes System benutzen. Das hängt von der jeweiligen Unternehmenssituation ab. Arbeiten diejenigen, die die Rechnungen, die Kontoauszüge oder Wareneingangsbelege verbuchen eng in einem System zusammen, kann man eine durchgängige Numerierung verwenden. Arbeiten sie eher unabhängig, ist eine getrennte Numerierung besser. Einige beginnen mit der Numerierung jedes Jahr von vorn, andere führen diese weiter. Im ersten Fall sollte das Jahr oder das Datum in die Nummer integriert werden, um die Eindeutigkeit zu gewährleisten.

Die Verwendung der Rechnungs- bzw. Belegnummer ist auch eine eindeutige Numerierung. Der Lieferant sollte aus dem Beleg erkennbar sein und jede Rechnungs- bzw. Belegnummer muss bei jedem Lieferanten eindeutig sein, sonst stimmt etwas mit dessen Buchhaltung nicht. Bei kleinen Buchhaltungen mit einfachen Buchhaltungssystemen ist aber ein Notieren der Buchungsnummer aus dem Buchungssystem auf die Rechnungen, Quittungen, an die einzelnen Positionen der Kontoauszüge usw. sinnvoll, weil dort oftmals Rechnungen nicht eingescannt und an die Buchungen angefügt werden und keine massentauglichen Archivierungs-Systeme und -Methoden bestehen. Auf einigen Rechnungen und Quittungen ist auch nicht erkennbar, welche der Zahlen nun die eindeutige Rechnungsnummer ist. Ein großes Unternehmen schickt eine solche Rechnung einfach zurück und lässt sich eine ordentliche Rechnung ausstellen. Ein kleines Unternehmen erntet damit oft nur ein müdes Lächeln. Dadurch wird bei kleinen Unternehmen auch eher einmal die Einhaltung der GoB infrage gestellt. Wer dann auch noch seine Belege einmal beim Finanzamt einreichen darf, hinterlässt mit einer sauberen Übernahme der Buchungsnummern auf Rechnungen und Kontoauszüge schon einmal einen besseren Eindruck.