Buchungen ohne Beleg

Der Satz „Keine Buchung ohne Beleg.“ ist wohl der meist zitierte Satz aus der Buchführung. Dies ist allerdings auch die Regelung in der Buchführung, die oftmals als erstes nicht eingehalten wird. Dieser Satz ist zwar einleuchtend und einprägsam, führt aber auch zu Missverständnissen.

Grundsätzlich bleibt erst einmal festzuhalten, dass die Aussage, dass keine Buchung ohne Beleg erfolgen darf, nicht bedeutet, dass ohne Beleg eine Buchung zu unterlassen wäre, obwohl der zugehörige Geschäftsvorfall existiert. Nach den gesetzlichen Vorschriften zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ist ausnahmslos jeder Geschäftsvorfall buchhalterisch zu erfassen. Das gilt auch, wenn zu einem Geschäftsvorfall kein Beleg vorhanden ist. Auch die Steuergesetze erfordern eine lückenlose Aufzeichnung. Da aber nun keine Buchung ohne Beleg stattfinden soll, ist ein Beleg zum Geschäftsvorfall zu organisieren.

In der Praxis wird man immer wieder Buchungen finden, zu denen man keinen Beleg hat. Der einfachste Fall ist die Stornobuchung bei einer fehlerhaften Buchung. In diesem Fall wäre allerdings der Beleg zur stornierten Buchung auch der Beleg zur Stornobuchung. Vergleicht man die ursprüngliche Buchung mit dem Beleg, wird man die Fehlerhaftigkeit der Buchung erkennen können, woraus eine Stornobuchung zur Korrektur und eine weitere Buchung für die korrekte Erfassung des Vorgangs logische Folge sind.

Es kann auch den Fall geben, dass der Beleg verloren gegangen ist oder kein Beleg ausgestellt wurde. Dies kann bei Kleinstunternehmen oder Automaten der Fall sein. So stellt der Eisverkäufer auf einem Volksfest wahrscheinlich keinen Kassenzettel aus, genauso, wie ein Getränkeautomat oder ein Kellner für das gezahlte Trinkgeld. In diesem Fall wäre ein Eigenbeleg zu erstellen.

Schwieriger werden Fälle, in denen man Informationen mündlich erhält. So kann die Aussage eines Geschäftspartners über eine anstehende Insolvenz eines Kunden dazu führen, dass man bei diesem mit einem Zahlungsausfall rechnen muss. Selbstverständlich sind dann die Forderungen gegenüber diesem Kunden über eine Einzelwertberichtigung zu korrigieren. In diesem Fall kann man allerdings zumindest bei größeren Unternehmen über Firmenauskünfte oder per Internetrecherche gefundene Zeitungsartikel oder ähnliches, Belege über die finanzielle Situation des Kunden finden und damit die Buchung begründen.

Kritisch sind nun die Fälle, bei denen überhaupt kein Beleg zu bekommen ist. Dies können durch Diebstahl oder anderweitig abhanden gekommene Gegenstände sein. Hier wird weder der Dieb noch irgendjemand anders einen Beleg einreichen. Das Gleiche gilt für einen Tank, der ausgelaufen ist oder Rohstoffe, die versehentlich verbrannt oder verdampft sind. In diesem Fall helfen nur Dokumentationen, wie sie bei einer Inventur zu finden sind, indem Messungen dokumentiert und Mitteilungen durch den Lagerverwalter erstellt werden. Bei offenen Rechnungen gegenüber Kunden, die ein Jahr und länger unbezahlt sind, braucht eine Begleichung der Rechnungen nicht mehr erwartet zu werden. Diese Forderungen können ausgebucht werden. In diesem Fall ist eine Dokumentation ähnlich eines Eigenbelegs zu erstellen. Genauso wäre auch im Fall der Auflösung von Rückstellungen, deren Grund weggefallen ist, oder der Abwertung von Vorräten, bei denen in Kundengesprächen festgestellt wurde, dass sie unverkäuflich sind, zu verfahren.

Vorsicht bei nachträglich erstellten Belegen!

In verschiedenen Fällen können nachträglich Belege erstellt werden. Der typische Fall wäre der Eigenbeleg. Hier ist aber erhöhte Vorsicht geboten. Nachträglich erstellte Belege müssen einen Geschäftsvorfall auch tatsächlich belegen und als nachträgliche Dokumentation erkennbar sein! Wurde bspw. Altmetall oder ein altes Fahrzeug per Handschlag verkauft und keine Rechnung und kein Vertrag erstellt, sollte man sich hüten, hier nachträglich eine Rechnung zu erstellen. Bei Rechnungen muss ein Prüfer erst einmal davon ausgehen, dass diese auch an den Kunden gegangen sind. Ist das nicht der Fall, liegt sehr schnell Urkundenfälschung und damit eine Straftat vor! Das gilt natürlich analog bei Wareneingangs- und -ausgangsbelegen und anderen Dokumenten.