Der Wareneingangsbeleg

Der Wareneingangsbeleg dokumentiert den Zugang von Rohstoffen und anderen Gütern zu einem Unternehmen. Er zeichnet die Art und die Menge der Güter, die das Unternehmen in seinen Besitz übernommen hat, sowie den Zeitpunkt auf.

Mit Erfassung des Wareneingangs wird die Erfüllung des zugehörigen Kaufvertrags seitens des Lieferanten dokumentiert. Sobald die dazugehörende Rechnung im Unternehmen vorliegt, ist dieses damit verpflichtet, die Forderung aus der Rechnung zu begleichen, sofern diese natürlich ordnungsgemäß ausgestellt ist und mit den Wareneingängen übereinstimmt. Der Wareneingangsbeleg ist keine Dokumentation für den Lieferanten, dass er die Waren geliefert hat. Dafür dient bspw. der unterschriebene Durchschlag des Lieferscheins. Vielmehr dokumentiert der Wareneingangsbeleg, dass die Ware im Lager angekommen ist für den Empfänger. Damit können Zugänge im Lagerbestand nachgewiesen und die Richtigkeit von Rechnungen über Unternehmensbereiche hinweg gegengeprüft werden. So werden zum Beispiel Wareneingänge zu den zugehörigen Bestellungen erfasst und in der Folge Rechnungen dagegen gebucht. Weist die Rechnung nun eine größere Menge aus, als Wareneingänge erfasst wurden, mit Ausnahme zugelassener Toleranzen, kann die Rechnung nicht verbucht werden.

Bestandteile eines Wareneingangsbelegs

Von gesetzlicher Seite gibt es keine Vorgaben, welche Angaben sich auf einem Wareneingangsbeleg befinden müssen. Sinnvoll erwiesen sich bis dato als Mindestangaben:

• Artikelnummer und Bezeichnung
• Menge der empfangenen Artikel
• Zeitpunkt der Erfassung
• Identifikationsmerkmal des Erfassers, wie bspw. der Name der Person, Nutzername oder eine Identifikationsnummer

Darüber hinaus sind noch folgende Angaben sinnvoll

• Lieferant
• Bestellnummer

Erfassungsmethoden

Wareneingangsbelege können grundsätzlich manuell erstellt werden. Üblich ist die Eingabe der Daten zu den im Lager entgegengenommenen Waren in ein ERP-System. Die Erfassung erfolgt per Tastatur, teilweise über Handscanner oder andere elektronische Lesegeräte. Bei standardisierten Waren kann sogar eine vollelektronische Erfassung stattfinden. Hier werden die Waren bspw. auf ein Transportsystem abgeladen und dann über Scanner und eventuell Waagen oder ähnliches erfasst. Vergleichbar dazu sind in einer sehr einfachen Form die Pfandrückgabeautomaten in den Supermärkten.