Definition von Leistungsempfänger, Rechnungsempfänger und Lieferempfänger

Im Umsatz- bzw. Mehrwertsteuerrecht wird immer wieder auf den Leistungsempfänger verwiesen. Gerade bei der Ausstellung von Rechnungen ist dann auch immer wieder die Unterscheidung zwischen der Anschrift des Leistungsempfängers und des Rechnungsempfängers sowie der Lieferanschrift zu treffen. Daher muss ein Buchhalter auch die Definition und den Unterschied zwischen diesen Begriffen kennen. Die Begriffe haben wir in unseren Beispielen auch nochmals weiter erläutert.

Leistungsempfänger: Der Leistungsempfänger ist der Privatkunde oder die rechtlich selbständige Organisation, also Unternehmen, Verein, Behörde usw., die eine Leistung beauftragt und bestimmt. Sie ist rechtlich die Person oder Organisation, die auf die Erbringung einer Leistung einen Anspruch hat und diese im Zweifel auch einklagen kann. Der Leistungsempfänger ist auch die Organisation, bei der bzw. für die eine Rechnung verbucht wird und welche gegebenenfalls die Vorsteuer abziehen darf. Es kommt hier bspw. nur ein Unternehmen mit dessen Hauptsitz und keine Niederlassung oder Filiale in Frage.
Rechnungsempfänger: Der Rechnungsempfänger ist die Person oder Organisation, welche die Rechnung erhält und meist auch verarbeitet. Dies ist teilweise die Muttergesellschaft des Leistungsempfängers, wenn bspw. die Buchhaltung zentral durchgeführt wird. Dies kann aber auch ein drittes Unternehmen sein, wie bspw. ein Steuerbüro, wenn die Buchhaltung ausgelagert wurde.
Lieferempfänger: Ein Lieferempfänger ist die Person oder Organisation, die eine Lieferung oder Leistung entgegennimmt. Neben dem Leistungsempfänger kann dies auch ein Lager, ein Spediteur, eine Filiale oder auch ein Kunde des Leistungsempfängers sein.

Die Unterscheidung in diese drei Empfängertypen ist insoweit wichtig, als dass der Leistungsempfänger zwingend auf der Rechnung stehen muss, wenn der Kunde die Vorsteuer abziehen möchte. Ein Buchhalter sollte also unbedingt auf die Angabe des Leistungsempfängers achten. Der Rechnungsempfänger muss nicht unbedingt auf der Rechnung stehen. Es reicht, wenn dieser auf dem Umschlag steht, sofern die Rechnung nicht ohnehin per E-Mail oder EDI versandt wird. Die Lieferanschrift sollte wiederum auf dem Lieferschein stehen, damit der Spediteur oder Transporteur weiß, wo die Ware abgeliefert werden soll.

Ein Leistungsempfänger kann wiederum nur ein Unternehmen sein. Niederlassungen, Filialen, Repräsentanzen und ähnliches können nicht eigenständig Rechtsgeschäfte eingehen. Ist also der Bestellende eine Zweigniederlassung, kann die Anschrift der Niederlassung zwar als Lieferanschrift und Rechnungsanschrift erfasst werden. Es muss jedoch auch immer die Anschrift der Hauptniederlassung mit angegeben werden, weil nur diese auch ein Leistungsempfänger sein kann. Wer dies wiederum ist, muss im Zweifel die Buchhaltung des Kunden angeben können, weil diese wissen muss, wo eine Rechnung verbucht werden muss.

Wo der Leistungsempfänger auf einer Rechnung steht, ist egal. So kann im Anschriftenfeld der Rechnungsempfänger stehen, bspw. die Muttergesellschaft des Kunden, welche die Buchhaltung für alle Töchter durchführt und die zum Beispiel eine zentrale Bestellung für mehrere Töchter ausgelöst hat. An anderer Stelle, bspw. innerhalb oder am Ende der Rechnung, können dann der oder die Leistungsempfänger stehen. Bspw. wurden 500 Stück eines Produkts für Tochtergesellschaft A und 300 Stück dieses Produkts für Tochtergesellschaft B gekauft. Dies kann über ein und dieselbe Rechnung berechnet werden. Es muss hier nur jeweils klar sein, welche Menge an welche Tochtergesellschaft verkauft wurde, die Anschrift der jeweiligen Tochtergesellschaft muss angegeben werden sowie die Umsatzsteuer pro Gesellschaft.

Sollten mehrere Leistungsempfänger über eine Rechnung abgerechnet werden, was in einigen Branchen durchaus üblich ist, könnte allerdings der Buchhalter des Kunden ausflippen, da solch eine Rechnung nur schwer im Original bei der jeweiligen Gesellschaft archivierbar ist. Bei elektronischer Archivierung wie auch als Kopie mit Verweis auf das Original in Papierform ist allerdings auch eine solche Rechnung prüfungssicher ablegbar.