Verbuchung von Rechungsabgrenzungsposten

Wird eine Leistung im Vorfeld bezahlt, so ist diese über einen Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz auszuweisen. Beim Leistungsempfänger ist dies ein aktiver, beim Leistungserbringer ein passiver Rechnungsabgrenzungsposten. Diese entsprechen beim Leistungsempfänger der noch einforderbaren Leistung und beim Leistungserbringer der Verpflichtung über die noch zu erbringende Leistung. Im Unterschied zur Anzahlung ist der Rechnungsabgrenzungsposten für einen zukünftigen Leistungszeitraum anstelle von einem Leistungszeitpunkt zu bilden.

Die Bildung erfolgt beim Leistungsempfänger über das Aufwandskonto, über das die zugehörige Rechnung wie gewohnt erfasst wird. Beim Leistungserbringer ist es das entsprechende Umsatzkonto. Die Auflösung des Rechnungsabgrenzungspostens erfolgt genau umgekehrt. In einer einfachen Variante kann die Rechnung natürlich auch direkt auf das Abgrenzungskonto gebucht werden, allerdings leidet dann bei einer großen Anzahl von Fällen die Transparenz darunter.

Die Auflösung des gebildeten Postens erfolgt analog zur Erbringung der Leistung. Im Regelfall ist dies eine gleichmäßige Verteilung über alle Monate hinweg, gerade bei Versicherungen, Mieten oder Lizenzen für Software und Online-Portale. Wird die Leistung aber Einheiten bspw. in Stunden erbracht und wurde die Leistung in Einheiten, in diesem Fall also über eine Anzahl von Stunden, vereinbart, so sollte die Auflösung des Abgrenzungspostens anteilig zu den erbrachten Einheiten, also Stunden, erfolgen. Beispiele hierfür können Leistungen eines Wachdienstes während der Erneuerung der Umzäunung sein, bei dem die Anzahl der eingesetzten Personen und die jeweiligen Tage je nach Baufortschritt schwanken oder der Einkauf von Leistungen von Testern in der Softwareentwicklung, bei dem der Abruf der Arbeitsstunden je nach Testfortschritt und der Anzahl der gefundenen Fehler schwankt. Anders wäre der Fall bei der Zahlung für eine konkrete Reparatur oder bspw. für konkrete Transportleistungen, als dass hier von vornherein der Abschluss der Tätigkeit zum Zeitpunkt der beendeten Reparatur oder des beendeten Transports vereinbart ist. In diesem Fall wäre eine Anzahlung bzw. eine Rückstellung zu erfassen. Bei unkonkreten Reparaturen, bspw. für die Drucker im Hause für das kommende Jahr auf Abruf über eine bestimmte, maximale Anzahl, oder von abrufbaren Kontingenten, bspw. für Leistungseinheiten der Servernutzung in einem Rechenzentrum, wäre wieder ein Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden, der dann analog zu den abgerufenen bzw. bei Laufzeitende verfallenen Einheiten aufgelöst wird.