Buchhalterische Erfassung einer Kaution
Die Verbuchung einer Kaution erfolgt in der Form einer Leihe. Eine Leihe ist das Verborgen einer Sache ohne Gegenleistung.
Natürlich ist mit der Leihe meist auch eine Gegenleistung verbunden. Beispielsweise ist die Gegenleistung, wenn man einem Lieferanten ein Spezialwerkzeug oder eine Form zur Herstellung von Spezialbauteilen leiht, dass man keinen teureren Lieferanten beauftragen muss, der das Spezialwerkzeug selbst hat oder der das Werkzeug oder die Form erst anfertigen muss. Die Kaution als Leihe von Geld deckt das Risiko des Vermieters ab, dass der vermietete Gegenstand oder das vermietete Objekt nicht in dem Zustand zurückgegeben wird, wie es übergeben wurde oder dass es vielleicht auch gar nicht mehr zurückgegeben wird. Das Risiko könnte natürlich auch über einen Risikozuschlag auf den Mietpreis oder eine Versicherung, die der Mieter dem Vermieter bezahlt, abgedeckt werden. Meist ist aber die Kaution die günstigste aller Alternativen.
Wegen der fehlenden Gegenleistung enthält eine Kaution auch keine Mehrwertsteuer.
Buchungssätze zur Kaution beim Kunden
Da der Vorteil, den ein Kunde über eine Kaution erwirbt, von der meist fehlenden Greifbarkeit abgesehen, nur in der Vermeidung von etwas besteht, kann kein Gegenwert erfasst werden. Es erfolgt daher die Verbuchung als Leihe. Bei der Hinterlegung einer Kaution über einen kurzen Zeitraum, bspw. bei der Miete eines Fahrzeugs, eines Werkzeugs oder der Buchung eines Hotelzimmers, wird die Kaution als kurzfristige Forderung im Umlaufvermögen erfasst:
per 1350 Kautionen
an 1800 Bank
Eine Kaution, die für einen langen oder unbestimmten Zeitraum gezahlt wird, wird im Anlagevermögen ausgewiesen. Als langfristig gilt oft ein Zeitraum von mehr als fünf Jahren. Dies ist typischerweise bei der Miete von Räumlichkeiten oder Lagerhallen der Fall. Der Buchungssatz lautet dann:
per 0930 Sonstige Ausleihungen
an 1800 Bank
Da die Zinsen meist nicht ausgezahlt, sondern der Kaution gutgeschrieben werden, ergibt sich im Normalfall folgender Buchungssatz für die Gutschrift der Zinsen:
per 0930 Sonstige Ausleihungen
an 7100 Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge
Im typischen Fall unterliegen Zinsen für hinterlegte Kautionen in Deutschland, Österreich und der Schweiz nicht der Mehrwertsteuer. Voraussetzung dafür ist die Verwahrung der Kaution bei einer Bank.
Buchungssatz zur Kaution beim Lieferanten
Die vom Kunden hinterlegte Kaution zählt zum Fremdkapital. Eine Unterscheidung kann hier lediglich in kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Fremdkapital erfolgen. Die Kaution wird nichtsdestoweniger in den sonstigen Verbindlichkeiten ausgewiesen:
per 1800 Bank
an 3550 Erhaltene Kautionen
SKR03 SKR04 SKR07 EKR kurzfristige Kaution: KMU langfristige Kaution: KMU
Eine Untergliederung der Konten für die unterschiedlichen Fristigkeiten, in verschiedenen Kreditoren oder für Sonderkonten bei der Bank kann bei Bedarf natürlich auch erfolgen.
Die Zinsgutschriften auf dem Bankkonto für die hinterlegten Kautionen werden mit dem gleichen Buchungssatz erfasst. Bei den Zinsgutschriften erhöht wie bei der Einzahlung der Kaution erfolgsneutral sowohl das Bankguthaben als auch der Kautionsbetrag des Kunden.